KOORDINASI
KEBUTUHAN
AKAN KOORDINASI
Menurut Handoko (2003:196) kebutuhan akan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat saling ketergantungan bermacam-macam satuan pelaksananya. Hal ini juga ditegaskan oleh Handayaningrat (1985:88) bahwa koordinasi dan komunikasi adalah sesuatu hal yang tidak dapat dipisahkan. Selain itu, Handayaningrat juga mengatakan bahwa koordinasi dan kepemimpinan (leadership) adalah tidak bisa dipisahkan satu sama lain, karena satu sama lain saling mempengaruhi.
Terdapat 3 (tiga) macam saling ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi seperti diungkapkan oleh James D. Thompson (Handoko, 2003:196), yaitu:
1. Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence), bila satuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalam melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir.
2. Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdependece), di mana suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaannya terlebih dulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja.
3. Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence), merupakan hubungan memberi dan menerima antar satuan organisasi.
MASALAH-MASALAH
PENCAPAIAN KOORDINASI YANG EFEKTIF
Empat tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja di antara bermacam-macam individu dan departemen-departemen dalam organisasi menurut Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch adalah:
1. Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu.
Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan-pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik.
2.Perbedaan dalam oriantasi waktu
Manajer akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.
3.Perbedaan dalam orientasi antar pribadi.
Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.
4.Perbedaan dalam formalitas struktur.
PENDEKATAN-PENDEKATAN UNTUK MENCAPAI KOORDINASI
YANG EFEKTIF
·
Menggunakan pendekatan teknik-teknik dasar manajemen yang berupa hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai dasar bertindak Hirarki manajerial terdiri atas rantai perintah, aliran informasi dan
kerja, wewenang formal, hubungan tanggung jawab, dan akuntabilitas yang jelas
sehingga menimbulkan integritas bila diformulasikan dengan jelas serta
dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
Aturan dan
prosedur adalah keputusan-keputusan yang dibuat untuk mengatur
kejadian-kejadian rutin.
Rencana dan penetapan tujuan dilakukan untuk
pengkoordinasian melalui pengarahan dalam mencapai sasaran yang sama untuk tiap
satuan organisasi.
·
Meningkatkan koordinasi potensial bila tiap
bagian saling tergantung satu dengan lainnya serta lebih luas dalam ukuran dan
fungsi. Koordinasi ini dapat ditingkatkan dengan melalui dua cara, yaitu :
A. Sistem informasi vertikal, penyaluran data-data melalui tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi ini bisa di dalam atau di luar lantai perintah.
B. Hubungan lateral (horizontal), dengan membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada
tingkat dimana informasi diperlukan.
Ada beberapa hubungan lateral :
·
Hubungan langsung
·
Hubungan
kelompok langsung
·
Hubungan
silang
MEKANISME – MEKANISME PENGKOORDINASIAN DASAR
·
Hirarki
manajerial.
Rantai perintah, aliran informasi
dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas yang
jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta
dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
·
Aturan dan prosedur.
Adalah keputusan-keputusan
manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat
juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.
·
Rencana dan
penetapan tujuan.
Pengembangannya
dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi
terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur
tidak mampu lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk
mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.
MENINGKATKAN KOORDINASI POTENSIAL
Meningkatkan koordinasi potensial bila tiap bagian saling tergantung satu
dengan lainnya serta lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat ditingkatkan dengan melalui dua cara, yaitu :
·
Sistem informasi vertikal, penyaluran
data-data melalui tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi ini bisa di dalam
atau di luar lantai perintah.
·
Hubungan-hubungan lateral (horizontal), dengan membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada
tingkat dimana informasi diperlukan. Ada beberapa hubungan lateral: kontak
langsung, peranan penghubung, panitia dan satuan tugas, pengintegrasian
peranan, peranan penghubung manajerial, serta organisasi matriks.
PENGURANGAN KEBUTUHAN
AKAN KOORDINASI
Dalam beberapa
situasi adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian
tambahan. Ini dapat dilakukan dengan penyediaan tambahan smber daya-sumber daya
untuk satuan-satuan organisasi atau penglompokan kembali satuan-satuan
organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.
1.
Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan.
Sumber
daya-sumber daya tambahan memberikan kelonggaran bagi satuan-satuan kerja.
Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas diperingan dan
masalah-masalah yang timbul berkurang.
2.
Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri.
Teknik ini
mengurangi kebutuhan koordinasi dengan mengubah karakter satuan-satuan
organisasi. Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu tanggung jawab
penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan).
REFERENSI:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar